为确保黑龙江大学第八届新生田径运动会顺利举办，数学科学学院学生会于2025年9月10日牵头召开统筹部署会议，联合青年志愿者协会、新媒体中心、心理辅导站等学生组织共同参与。会议由学生会体育部部长王乙婷主持，各组织骨干及工作组成员参会，围绕“精细筹备、多方联动、全力保障”目标展开深入研讨。

王乙婷在动员讲话中指出，新生田径运动会是展现新生风采、增强学院凝聚力的重要平台。她强调，要以学生会为核心，充分发挥各组织优势，形成协同合力，共同打造令人难忘的“青春记忆”。

在随后进行的运动会筹备专题研讨中，学生会协同各学生组织围绕四大核心环节明确了具体分工：一是报名组织由学生会学习部负责线上系统设计与维护，新媒体中心制作推送文案与宣传海报，各班团支部负责本班人员信息收集与核对，确保全员覆盖、数据准确。二是场地布置由学生会生活部与青协统筹，已完成田径场区域勘测与功能划分。青协志愿者将负责悬挂横幅、设置指引牌、划分检录区，保障赛场环境整洁有序。三是人员调配方面，体育部负责选拔培训学生裁判及后勤保障队员；青协组织30名志愿者分区域承担引导服务；心理辅导站联合健美操社将于赛前带领热身活动。四是安全保障环节由学生会统筹制定应急预案，青协配合校医设立医疗点并组织应急演练，新媒体中心建立信息同步机制，心理辅导站协助检查器材安全，构建全链条防护体系。

此次会议展现了数学科学学院学生组织协同配合的工作实效。接下来，各组织将扎实推进各项筹备工作，全力保障运动会顺利举行，为学院体育文化建设注入新的青春活力。